Dokumententransport

Beim Dokumententransport werden einzelne Dokumente transportiert. Trotz E-Mail und Fax bleiben Originaldokumente nach wie vor wichtig. Dafür gibt es die verschiedensten Beispiele:

  • die Buchhaltungsbelege müssen zum Steuerberater - eine Digitalisierung von mehreren Aktenordnern mit Papieren in verschiedenen Formaten wäre aber aufwändiger, als die Dokumente zu transportieren,
  • der Empfänger soll den Empfang schriftlich quittieren - z. B. bei Kündigungen von Arbeitsverträgen oder gewerblichen Mietverträgen mit mehrjährigen Laufzeiten,
  • sensible Daten - z. B. Konstruktionspläne, die noch geheim bleiben müssen (häufig auch gar nicht auf Papier, sondern auf einem oder mehreren USB-Sticks) oder
  • Ausschreibungsdokumente - z. B. für Ausschreibungen, die die Teilnahme durch die Überlieferung von Originaldokumenten vorschreiben.

Fast alle Dokumententransporte werden durchgeführt um die Einhaltung einer Frist sicherzustellen & nachzuweisen oder den Verlust der Originaldokumente zu verhindern:

Sicherstellung & Nachweis über die Fristeinhaltung

Bei Kündigungen, Gerichtsverhandlungen oder der Teilnahme an Ausschreibungen sind die jeweiligen Fristen rechtssicher einzuhalten. Die Dokumente müssen also nicht nur rechtzeitig beim Empfänger ankommen, sondern der Zeitpunkt und der Erhalt müssen in der Regel auch rechtssicher quittiert werden. Der einfache Brief dokumentiert den Empfang nicht. Ein Einschreiben per Einwurf oder mit Rückschein kann wiederum zu lange dauern.

Schutz vor Verlust & Diebstahl

Manche Dokumente lassen sich nur sehr aufwändig digitalisieren. Dazu gehören z. B. Buchhaltungsunterlagen mit ihren verschiedenen Quittungen, getackterten und gehefteten Dokumenten und Ähnlichem. Wenn z. B. die Steuererklärung fertig werden muss und der Steuerberater die Dokumente schnell braucht, können solche Dokumente nicht einfach per Päckchen mit der Post verschickt werden. Das Risiko, die Dokumente zu verlieren, ist zu hoch.

Zur Verhinderung von Industriespionage werden manche Dokumententransporte auch geteilt: So werden z. B. manche Konstruktionspläne verschlüsselt auf zwei USB-Sticks gespeichert. Beide USB-Sticks werden getrennt und auf unterschiedlichen Strecken transportiert. Die Verschlüsselung sorgt dafür, dass nur beide USB-Sticks zusammen die Pläne lesbar machen.

Einige Dokumente stellen auch einen realen Wert dar: So weist die Zulassungsbescheinigung Teil II (früher Fahrzeugbrief genannt) den Eigentum eines Autos nach. Im Transportwesen gibt es Wertpapiere wie das Konnossement, die den Eigentum über Frachten nachweisen. Diese Dokumente dürfen nicht verloren gehen.



regionale Schwerpunkte

In die Hafenstädte wie Hamburg, Rotterdamm, Antwerpen oder Bremerhaven werden naturgemäß häufig Wertpapiere rund um die Schifffahrt geschickt.

Branchen wie die Automobilindustrie, in denen Konstruktionspläne geheim gehalten werden müssen, sind regional konzentriert. So drehen sich auch die Dokumententransporte rund um Konstruktionspläne häufig um die typischen Autostädte wie z. B. Stuttgart, Bremen, Wolfsburg oder München.

Ansonsten gibt es keine großen regionalen Schwerpunkte, da Gerichtsverfahren, Ausschreibungen und ähnliche Dinge in ganz Deutschland laufen.

rechtliche Grundlage für den Dokumententransport

Gewerbliche, nationale Transporte (also Transporte innerhalb Deutschlands) haben grundsätzlich die sogenannten Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen zur Grundlage. In §2 Abs. 2.3.4 der ADSp 2017 wird zwar die Anwendung der ADSp für die Lagerung und Digitalisierung von Akten ausgeschlossen, aber beim reinen Dokumentransport innerhalb Deutschlands gelten die ADSp.

Bei internationalen Transporten gelten meistens die sogenannten CMR.

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